Conseils sur l'entretien de vos archives

Astuces pour mieux préserver vos archives.

 

Pour les individus:  Cette section sera ajoutée bientôt.

 

Pour les organismes:

-          Lors du tri, demandez-vous d’abord « Est-ce qu’un chercheur sera intéressé par cette information dans 20, 30, 50 ans?  Est-ce que ça pourrait aider un jour dans la rédaction d’un livre pour le 50e anniversaire de mon organisme? »

-          Pour des documents de l’extérieur de votre organisme, règle générale est de jeter lorsqu’on ne l’a plus besoin.  Exception : s’il y a mention de votre organisme à l’intérieur (Ex : Bulletin d’un organisme national dans lequel vous soumettez un rapport de vos activités, rapport d’un ministère où l’on cite votre organisme comme exemple à suivre)

-          Pour les finances, TOUJOURS garder une copie papier du grand livre (ledger).  Les supports électroniques, tels que des ordinateurs qui peuvent lire des disquettes, seront peut-être difficile à trouver un jour.  Sinon, il faut garder tous les reçus et les factures.

-          Lorsqu’un employé quitte votre organisme, sauvegardez le contenu de son courriel, autant la boîte de réception que la boîte d’envoi.  Nous utilisons souvent l’Internet de nos jours pour des confirmations ou des ententes, et en effaçant ces courriels, nous effaçons aussi la preuve de ces ententes. 

-          Gardez vos documents importants, tels que des documents légaux comme des documents d’incorporation, ou encore des documents que vous consultez de temps à autre, dans vos classeurs ou coffre-fort.  Une fois ces documents donnés aux archives, ils deviennent la propriété du Centre de recherche acadien de l’Î.-P.-É. et ne peuvent plus quitter l’édifice, à moins d’exception rare.

 

 

Si vous avez des besoins spécifiques, nous vous conseillons de consulter le site de l'Institut canadien de conservation, vous pourrez trouver un grand nombre de livrets gratuits à télécharger. 

Pour des objets plus délicats, nous vous conseillons de contacter le Archives Council of Prince Edward Island.  La directrice pourra vous guider sur les réparations dont vos objets auront besoin. 

(Attention, en cliquant sur les liens ci-dessus, vous serez redirigés vers un autre site.)

Entretenu par Islandora et cree par la Robertson Library de l'University of Prince Edward Island